Professionele organisaties beschikken doorgaans over een vertrouwenspersoon. Alhoewel op dit moment in Nederland nog niet verplicht, ligt er een wetsvoorstel klaar om de vertrouwenspersoon verplicht te maken voor organisaties. De aanwezigheid van een vertrouwenspersoon is actueler dan ooit, iets wat in extra stroomversnelling is geraakt rond de ‘metoo’ beweging en met diverse breed uitgemeten schandalen rond bekende mediapersonen in de sfeer van ontoelaatbaar gedrag.
Wij, als samenleving, zijn ons bewuster dan ooit aan het worden wat toelaatbaar en wat ontoelaatbaar gedrag inhoudt. We trekken sneller aan de bel en laten ons horen. Binnen een bedrijf bezoek je in dat geval een vertrouwenspersoon. Wat kun je als bedrijf of instelling verwachten van een vertrouwenspersoon?
Wat is de functie van een vertrouwenspersoon binnen het bedrijf?
De vertrouwenspersoon in een organisatie (dit kan op vaste basis, maar bedrijven maken ook gebruik van interim vertrouwenspersonen) heeft in het algemeen de functie om een veilige en vertrouwelijke omgeving te bieden waar medewerkers terecht kunnen met problemen, zorgen of klachten met betrekking tot hun werk. Het doel van een vertrouwenspersoon is het ondersteunen van medewerkers bij het oplossen van conflicten, het verminderen van stress op de werkvloer en het voorkomen van ongewenst gedrag zoals pesten, discriminatie, intimidatie of seksuele intimidatie.
Het takenpakket van de vertrouwenspersoon:
- Luisterend oor bieden: De vertrouwenspersoon biedt een luisterend oor aan medewerkers en zorgt voor een veilige omgeving waarin zij vrijuit kunnen spreken, zonder dat dit openbaar wordt gemaakt, of zonder medeweten en goedkeuring met anderen wordt gedeeld.
- Adviseren en informeren: De vertrouwenspersoon informeert medewerkers over hun rechten, plichten en mogelijke stappen die ze kunnen nemen. Daarnaast wordt er ook informatie gedeeld over interne procedures en externe instanties waar medewerkers terecht kunnen.
- Begeleiden en ondersteunen: De vertrouwenspersoon begeleidt medewerkers bij het formuleren van hun klacht of probleem en helpt hen bij het vinden van mogelijke oplossingen. Ze kunnen ook assisteren bij het opstellen van formele klachten of het doorverwijzen naar relevante interne of externe instanties.
- Vertrouwelijkheid waarborgen: Het waarborgen van vertrouwelijkheid is een cruciaal aspect van het werk van een vertrouwenspersoon. Ze moeten ervoor zorgen dat de privacy van de medewerker wordt beschermd en dat informatie alleen wordt gedeeld met toestemming van de betrokken persoon, tenzij er sprake is van een wettelijke verplichting of gevaarlijke situaties.
- Preventie en bewustwording: Naast het reageren op individuele klachten of zorgen, hebben vertrouwenspersonen ook een rol in het bevorderen van een positieve en respectvolle werkcultuur. Ze kunnen trainingen, workshops of voorlichting geven om bewustzijn te creëren over ongewenst gedrag en om medewerkers te informeren over beschikbare ondersteuning.
Het benoemen van een vertrouwenspersoon is dus nog niet wettelijk verplicht voor alle organisaties in Nederland, maar het kan wel sterk worden aanbevolen als onderdeel van het beleid voor een veilige werkomgeving en het welzijn van medewerkers.
Meer informatie vind je op: Partnersinvertrouwen.com, een organisatie voor interim vertrouwenspersonen.