Bij het organiseren van een festival komt best wel wat kijken. Allereerst moet je natuurlijk de locatie en datum vaststellen en je doelgroep bepalen. Ook moet je rekening houden met zaken als vergunningen, veiligheid en potentiële risico’s. Daarnaast wil je je festival uiteraard onder de aandacht brengen en zul je je festival moeten promoten. Om verrassingen te voorkomen is het belangrijk om een goed beeld te krijgen van de kosten. Ook een evaluatie achteraf mag niet ontbreken om te zien hoe het de volgende keer nóg beter kan. Hieronder hebben we al het bovenstaande nog even kort voor je uitgewerkt. Lees het gerust eens door.
1: de doelgroep, locatie en datum
Om een geslaagd festival te kunnen organiseren is het essentieel dat je je doelgroep leert kennen. Zo weet je precies welke muzikanten en acts je in moet huren, hoe de aankleding van het terrein eruit moet komen te zien en welke foodtrucks absoluut niet mogen ontbreken. Houd bij het kiezen van de locatie rekening met zaken als de beschikbare ruimte, aanwezige faciliteiten zoals parkeermogelijkheden en eventuele geluidsoverlast voor omwonenden. Leg de locatie ruim van tevoren vast en informeer naar de mogelijkheden bij de gemeente.
2: de nodige vergunningen
Voor het organiseren van een festival heb je een vergunning nodig. Afhankelijk van de grootte van het festival en wat je precies organiseert, kan het zijn dat je meerdere vergunningen nodig hebt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer je professioneel vuurwerk tijdens het evenement wilt afsteken of wanneer je alcohol wilt schenken. Vraag de evenementenvergunning ruim op tijd aan bij de gemeente waar het festival plaats zal vinden.
3: het kostenplaatje
Bij het organiseren van een festival of ander evenement zijn er verschillende soorten kosten waar je rekening mee moet houden. Zo kun je voor een evenementenvergunning alleen al enkele honderden tot duizenden euro’s kwijt zijn. Daarnaast maak je uiteraard kosten voor de horeca, de artiesten die optreden, maar ook de beveiliging bijvoorbeeld. Zet alles duidelijk op papier.
4: de veiligheid
Als er iets heel belangrijk is bij een festival dan is het wel de veiligheid. Je zult aan de gemeente altijd een veiligheidsplan moeten overhandigen. Welke informatie je hierin moet opnemen verschilt per gemeente. Zaken die sowieso in het plan opgenomen moeten worden, zijn:
– Bereikbaarheid van het terrein
– Nooduitgangen en evacuatieroutes
– De plaatsing van dranghekken
– Scenario’s indien er een kind vermist is
– Stabiliteit van podia en tenten
– De omgang met drank- en drugsgebruik
5: promotie van je festival
Het beste scenario is natuurlijk dat je festival compleet uitverkocht is. Om dit te bereiken is goede marketing onmisbaar. Promoot je festival via verschillende soorten media, zowel offline als online. Marketing is overigens niet alleen belangrijk voordat het festival plaatsvindt, maar ook tijdens het evenement en na afloop.
6: evaluatie achteraf
Evalueer nadien hoe het festival is verlopen. Wat ging er goed? En wat kan de volgende keer beter? Vraag ook om feedback van bezoekers, artiesten, foodtruckhouders, et cetera voor een compleet beeld. Zo wordt jouw volgende evenement nóg beter en grootser.