Wanneer je hebt besloten een congres te gaan organiseren, komt er veel plannen en organiseren bij kijken. Welke keuzes maak je? Elke keuze die je maakt, heeft gevolgen voor het bereik en de mogelijkheden en dus uiteindelijk ook het succes van jouw evenement. De organisatie van een congres moet niet onderschat worden. Zeker wanneer je weinig of geen ervaring hebt, zal je in eerste instantie niet overal aan denken. Schaam je niet om hulp te vragen! Met dit artikel helpen we je in ieder geval vast een beetje op weg.
Waarom een congres?
Een congres organiseer je om mensen bij elkaar te brengen en specifiek de doelgroep bij jouw mensen te brengen. Je wilt ze bereiken, overtuigen, mee laten denken of imponeren. Daarnaast is het goed voor je marketing. Maar waarom dan JOUW congres? Dat is je basis. Wanneer je dit niet duidelijk op papier hebt, zal je nooit alles uit je evenement kunnen halen wat erin zit. Wat wil je met jouw congres bereiken en wie heb je daar bij nodig? Het doel en de doelgroep staat centraal tijdens de planning, organisatie, de dag zelf én daarna.
Wat zijn je mogelijkheden?
Welke mogelijkheden heb je? Denk hierbij aan je budget, maar ook mogelijke ruimtes, hulp van buitenaf, kennis van organiseren en wat kun je bieden op de dag zelf. Begin in ieder geval met de mogelijkheden voor een perfect congrescentrum. Er moet ten eerste natuurlijk ruimte zijn voor iedere bezoeker, maar de locatie moet ook sfeer uitstralen én goed bereikbaar zijn. Houd er ook rekening mee dat vrijwel iedereen met de auto zal komen. Niets frustrerender dan geen parkeerplek kunnen vinden of torenhoge parkeerkosten. En zó moet de eerste indruk natuurlijk niet zijn.
Durf hulp te vragen
Zoals we vooraan in dit artikel al aangaven, moet je je zeker niet te goed voelen om hulp te vragen. Bij de organisatie van een congresevenement komt namelijk heel veel kijken. Het is niet meer dan normaal dat je ten eerste niet overal verstand van hebt en ten tweede niet overal tijd voor hebt. Zolang je zelf maar het overzicht en de leiding houdt, kan het uitvoerende werk bést door anderen worden gedaan.
Wanneer de basis staat, zal de verdere invulling gemakkelijker gaan. Maak lijstjes en op de dag zelf een draaiboek. Met een goede voorbereiding zal jouw succes zeker een succes worden!